Wie gelangen Rechnungen in den richtigen Workflow?
Sie haben mehrere Workflows und möchten die Rechnungen auf den richtigen Workflow automatisieren? Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Rechnungen mit dem richtigen Workflow verbinden.
Hinweis: Sie können die folgenden Optionen auch in Kombination verwenden.
Prozess 1: Sie haben definitiv eine bestimmte Anzahl wiederkehrender Rechnungen. Rechnungen von Lieferanten, die Sie jeden Monat erhalten. Ein gutes Beispiel sind Abonnementrechnungen oder Rechnungen wie die Telefonrechnung, Büroreinigungsrechnungen oder auch Kosten für Apps wie SMACC.
Wenn Sie den Workflow für diese Lieferanten (Absender der Rechnungen) im Profil festlegen, müssen Sie diese nie wieder manuell zuweisen. Gehen Sie zum Lieferantenprofil und legen Sie einen Standard-Workflow fest.
- Öffnen Sie das Lieferantenprofil (Hauptmenü/Lieferant)
- Suchen Sie den Lieferanten und klicken Sie auf seinen Namen
- Wählen Sie Standardgenehmigungsablauf
- Wählen Sie den Standard-Workflow aus
- Klicken Sie auf Speichern
Prozess 2: Steuern Sie die Zuordnung der Rechnungen zu den Workflows über den E-Mail-Empfänger.
Sie können mehrere Upload-Empfängeradressen einrichten und für jede einen Workflow definieren. Wird eine Rechnung an diese E-Mail-Adresse gesendet, wird diese automatisch dem Workflow zugeordnet. Wie Sie die Workflow-E-Mails einrichten, können Sie hier lesen:
Prozess 3: Wenn Sie oder Ihre Benutzer häufig den direkten Upload verwenden, gibt es auch hier eine Lösung. Wählen Sie den Workflow direkt beim Hochladen aus.
- Klicken Sie auf Hochladen
- Wählen Sie eine oder mehrere Dateien zum Hochladen aus. Sie können Dateien entweder hierher ziehen und ablegen oder die Schaltfläche „Datei hochladen“ verwenden.
- Wählen Sie Genehmigungsworkflow
Hinweis: Die Auswahl bezieht sich auf alle Dokumente, die Sie gleichzeitig hochladen. Wenn Sie einige Rechnungen in Workflow 1 und andere in Workflow 2 versenden möchten, laden Sie diese separat hoch und wählen Sie jeweils den Workflow aus.