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Nutzerberechtigungen für das SMACC-Tool

Diese Nutzerberechtigungen können Sie für das SMACC-Tool festlegen

Sie haben die Möglichkeit, für die Nutzer, die über einen Zugang zum SMACC-Tool verfügen, verschiedene Berechtigungen einstellen zu lassen. Diese Berechtigungen beziehen sich auf die verschiedenen Bereiche im SMACC-Tool, wie z.B. Dokumente, Finanzcockpit oder Zahlungsverkehr, und deren Teilbereiche, wie z.B. Kreditoren, Buchungsjournal oder Kontenübersicht. Zu den Funktionen, für die Berechtigungen notwendig sind, zählt bspw. die Freigabe von Belegen und die Direktüberweisung.

Dabei gibt es folgende Möglichkeiten:

  • Erteilung einer Bearbeitungsberechtigung: Der Bereich oder die Funktion ist sichtbar. Es können alle Funktionen genutzt werden.
  • Erteilung einer Leseberechtigung: Der Bereich oder die Funktion ist sichtbar. Es können aber keine Funktionen genutzt werden.
  • Keine Berechtigung: Der Bereich im SMACC-Tool bzw. die Funktion ist für den Nutzer nicht sichtbar.

Die Nutzerberechtigungen können Sie mit Hilfe unseres Formulars (2-seitig) für einen bereits existierenden Nutzer ändern oder die Nutzerberechtigungen für einen neuen Nutzer anlegen lassen. Senden Sie dazu das Formular ausgefüllt zurück an den SMACC-Kundenservice service@smacc.io.

Das Formular können Sie hier herunterladen:

Bitte beachten Sie: Kreuzen Sie für einen bereits existierenden Nutzer auf dem Formular nur die gewünschten Änderungen der Nutzerrechte an, die Sie bei diesem Nutzer vornehmen lassen möchten. Wenn Sie einen Nutzer neu anlegen, kreuzen Sie im Formular alle Nutzerrechte an, die dieser Nutzer erhalten soll.

Welche Berechtigungen gibt es für Nutzer im SMACC-Tool?

Sie können Zugriffsberechtigungen für die folgenden Bereiche bzw. Funktionen im SMACC-Tool vergeben:

a) In Verarbeitung

Der Nutzer hat Zugriff auf alle gerade an SMACC gesendeten Belege im Bereich „In Verarbeitung“.

 

b) Kreditoren

Der Nutzer hat Zugriff auf alle kreditorischen Belege, d.h. er kann die Bearbeitung und Freigabe von kreditorischen Belegen durchführen und die Daten in der Detailansicht des Beleges sehen. Mit einer Leseberechtigung kann der Nutzer die kreditorischen Belege sehen, aber keine Freigaben erteilen.

! Die Rechte für die Freigabe der kreditorischen Belege, d.h. die sachliche Freigabe und die Zahlungsfreigabe, müssen Sie für jeden Nutzer einzeln erteilen. Lesen Sie mehr zu den Nutzerberechtigungen, die sich auf den Freigabeprozess beziehen, im Abschnitt „Nutzerberechtigungen und der Freigabeprozess“ in diesem Artikel.

Detaillierte Informationen zur Arbeit mit kreditorischen Belegen im SMACC-Tool, erhalten Sie zudem im Supportcenter-Artikel Bearbeitung und Freigabe von kreditorischen Belegen.

! Die „bezahlt“-Markierung an einem kreditorischen Beleg können nur Nutzer setzen, die zusätzlich auch Zugriff auf den Zahlungslauf (g) haben.

Hinweis

Sie können ebenfalls über die Höhe des Rechnungsbetrages die Berechtigung eines Nutzers zur Freigabe von Belegen auf bestimmte Belege begrenzen. SMACC-Nutzer, die bspw. Rechnungen bis zu einer Höhe von 500 Euro bearbeiten dürfen, können Belege, die diesen Schwellenwert überschreiten im SMACC-Tool nicht sehen. Auch eine Berechtigung zur Sicht von Belegen, die einer bestimmten Kostenstelle zugewiesen sind, kann eingestellt werden. Mehr hierzu erfahren Sie in diesem Artikel unter der Überschrift Nutzerberechtigungen und Kostenstellen.

 

c) Debitoren

Mit dieser Berechtigung hat ein Nutzer Zugriff auf alle debitorischen Belege. Der Nutzer kann die Daten in der Detailansicht des debitorischen Beleges sehen und dortige Funktionen nutzen.

Informationen zur Arbeit mit debitorischen Belegen im SMACC-Tool, erhalten Sie im Supportcenter-Artikel Bearbeitung und Freigabe von debitorischen Belegen.

 

 

d) Finanzcockpit I – Finanzüberblick und Liquidität

Der Nutzer hat Zugriff auf die Finanzkennzahlen Ihres Unternehmens im Bereich Finanzcockpit des SMACC-Tools. Dies bedeutet, dass der Nutzer dort den Finanzüberblick und die Liquidität einsehen kann.

Im Support-Center erfahren Sie mehr zu den Bereichen Finanzüberblick und Liquidität.

 

e) Finanzcockpit II – Profitabilität und Buchungsjournal

Der Nutzer sieht im Bereich Profitabilität des Finanzcockpits den Gesamtumsatz und die Gesamtkosten Ihres Unternehmens aufgeschlüsselt nach Sachkonten. Er kann zudem im Buchungsjournal alle Buchungssätze und Buchungskonten Ihres Unternehmens einsehen. Das Buchungsjournal kann dann als CSV-Datei exportiert werden.

Zu diesen Bereichen des Finanzcockpits können Sie sich in den Supportcenter-Artikeln Profitabilität und Buchungsjournal in der SMACC-Academy informieren.

 

f) Finanzcockpit III – Die Vermögensübersicht

Die Berechtigung zum Zugriff auf die Vermögensübersicht im Bereich Finanzcockpit bedeutet, dass der Nutzer die Übersicht über die Vermögenspositionen des Unternehmens (Aktiva und Passiva) sieht.

Informationen hierzu erhalten Sie im Supportcenter-Artikel Die Vermögensübersicht.

 

g) Zahlungsverkehr I – Zahlungslauf und Alle offenen Verbindlichkeiten

Mit dieser Berechtigung besitzt ein Nutzer den Zugriff auf den Zahlungslauf und auf Alle offenen Verbindlichkeiten im Bereich Zahlungsverkehr. Dieser Nutzer sieht dort alle fälligen und überfälligen Verbindlichkeiten sowie zukünftig fällige Verbindlichkeiten. Er sieht hier alle Belege unabhängig von Sichteinschränkungen, die im Dokumentenbereich durch Kostenstellen u.ä. bestehen.

Mehr zu Kostenstellenberechtigungen lesen Sie unter der Überschrift „Nutzerberechtigungen und Kostenstellen“ in diesem Artikel.

Der Nutzer mit dieser Berechtigung kann außerdem im Zahlungslauf einen SEPA-Export zur Nutzung für das Onlinebanking, erstellen. Außerdem kann der Nutzer mit dieser Berechtigung Belege als „bezahlt“ markieren.

Eine Einführung zu den verschiedenen Bereichen des Zahlungsverkehrs erhalten Sie in unserem Supportcenter-Artikel Einführung in den Bereich Zahlungsverkehr.

 

h) Direktüberweisung

Durch diese Berechtigung kann ein Nutzer Einzelüberweisungen direkt im Zahlungslauf des SMACC-Tools durchführen.

! Für die Direktüberweisung ist eine Authentifizierung, z.B. per iTAN, bei Ihrer Bank notwendig. Die Überweisung läuft dabei über den Server Ihrer Bank.

Die Durchführung der Direktüberweisung erläutern wir Ihnen im Supportcenter-Artikel Die Direktüberweisung.

 

i) Zahlungsverkehr II – Die Kontenübersicht

Mit dieser Berechtigung hat ein Nutzer Einsicht in alle von Ihnen an das SMACC-Tool angebundenen Bankkonten. Er sieht, wie im Onlinebanking, alle dort stattfindenden Banktransaktionen.

Informieren Sie sich über diesen Bereich des SMACC-Tools im Supportcenter-Artikel Die Kontenübersicht.

Nutzerberechtigungen und Kostenstellen

Wenn Sie mit Kostenstellen arbeiten, wird dies von SMACC berücksichtigt. Sie können folgende Festlegungen zu Nutzerberechtigungen mit Ihrem Kostenstellenkonzept treffen:

  •  Zuordnung von Nutzern zu Kostenstellen: Legen Sie fest, ob ein Nutzer Belege, die einer bestimmten Kostenstelle zugeordnet sind, sehen und freigeben darf.
  • Wertgrenze je Kostenstelle: Legen Sie pro Kostenstelle fest, bis zu welchem Rechnungsbetrag der Nutzer Belege, die dieser Kostenstelle zugeordnet sind, sehen und freigeben darf.
  • Anzahl der Freigaben je Kostenstelle: Legen Sie für eine bestimmte Kostenstelle fest, wie viele Freigabestufen es bei dieser Kostenstelle gibt. Es sind zwischen 1 Freigabe (2-Augen-Prinzip) und 3 Freigaben (6-Augen-Prinzip) möglich.

! Bitte beachten Sie, dass trotz Restriktionen (Kostenstellen, Betragshöhe etc.) alle Belege im Dokumentenbereich „In Verarbeitung“ zu sehen sind, da hier diese Informationen noch nicht zugeordnet wurden. Der Nutzer sieht dort ggf. Belege außerhalb seiner Restriktionen.

Sollten Sie hier Zugriffsrechte ändern wollen, sprechen Sie uns gerne an.

Nutzerberechtigungen und der Freigabeprozess

Der Freigabeprozess findet für debitorische und kreditorische Belege statt, die Sie an SMACC zustellen. Nach der Zusendung Ihrer debitorischen Belege übernimmt SMACC den gesamten Freigabeprozess für Sie. Informationen zu dessen Ablauf erhalten Sie im Supportcenter-Artikel Bearbeitung und Freigabe von debitorischen Belegen.

Im Freigabeprozess für kreditorische Belege übernehmen Sie die sachliche Freigabe und die Zahlungsfreigabe. Auf Wunsch können Sie eine Zweitfreigabe, die fachliche Freigabe, einrichten. Für die einzelnen Schritte im Freigabeprozess müssen Sie für die Nutzer des SMACC-Tools die entsprechenden Berechtigung erteilen.

! Bitte achten Sie darauf, dass Sie die Berechtigungen zur Freigabe von kreditorischen Belegen Nutzern erteilen, die auf den Bereich Kreditoren zugreifen können.

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Wenn Sie mit Kostenstellen arbeiten, können Sie für jede Kostenstelle festlegen, in wie vielen Stufen die Freigabe der der Kostenstelle zugeordneten Belege erfolgen soll. Sie können außerdem Wertgrenzen festlegen, ab denen ein zusätzlicher Freigabeschritt notwendig wird.

Zusammenfassung

Die individuellen Berechtigungen eines Nutzers innerhalb des SMACC-Tools ergeben sich aus den erteilten Berechtigungen (Bearbeitungs- oder Leseberechtigungen) abzüglich der Restriktionen, die durch Beschränkungen dieses Nutzers auf bestimmte Kostenstellen und auf Belege bis zu einem bestimmten Rechnungsbetrag entstehen.

Mit dem Formular „SMACC-Nutzereinstellungen anlegen und ändern“ können Sie die Berechtigungen der SMACC-Nutzer in Ihrem Unternehmen definieren.

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