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Habe ich alle Belege an SMACC weitergeleitet?

Es ist wichtig, dass Sie alle buchhalterisch relevanten Belege möglichst zeitnah an SMACC weiterleiten. Nur so können wir Ihnen Ihre Buchhaltungsdaten zur Verfügung stellen.

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Hierfür sind wir auf Ihre fleißige Zuarbeit angewiesen!

Grundsätzlich erhalten Sie von uns hierzu monatliche Erinnerungen und ggf. auch individuelle Hinweise.

Reichen Sie fehlende Belege bitte zeitnah per E-Mail, mit dem SMACC-Scanner oder über den Upload-Button im SMACC-Tool nach. Bereinigen Sie außerdem regelmäßig Ihre „Durchlaufenden Posten“.

Bei Fragen wenden Sie sich gerne an unseren Kundenservice:

? +49 30 20 99 70 – 100

E-Mail: service@smacc.io

Wie kontrolliere ich, ob alle Belege an SMACC gesendet wurden?

Auch dem fleißigsten Chef oder Mitarbeiter kann es passieren, dass ein Beleg den Weg zu SMACC versehentlich nicht findet. Sie haben drei Möglichkeiten zu kontrollieren, ob alle Belege bei SMACC angekommen sind:

1. Suche und Prüfung im Bereich „Alle Dokumente“

2. Suche und Prüfung in der Kontenübersicht

3. Bereinigung des Buchungskontos „Durchlaufende Posten“

1. Suche und Prüfung im Bereich „Alle Dokumente“

Es gilt: Beleg bei Ihnen (Papierform, digital), aber kein Beleg unter „Alle Dokumente“ = Beleg fehlt!

Wenn Sie einen Beleg an SMACC senden, erscheint er zunächst im Bereich Dokumente unter „In Verarbeitung“. Kurze Zeit später, sobald der Beleg unsere technische Verarbeitung durchlaufen hat, erscheint er im Bereich Dokumente unter „Alle Dokumente“. Hier sehen Sie alle Belege, die von Ihnen an SMACC gesendet wurden und den Freigabeprozess durchlaufen müssen.

Auch Kassenbelege, Quittungen u.ä., die Sie mit unserem digitalen Formular (Auslagenerstattung) eingereicht haben, erscheinen kurze Zeit nach der Zustellung an SMACC im Bereich Dokumente.

So gehen Sie vor

1. Klicken Sie im Hauptmenü des Dashboards auf Dokumente. Sie sind jetzt im Bereich „Alle Dokumente“. Es werden Ihnen dort standardmäßig alle Belege absteigend nach Datum angezeigt. Mit einem Klick auf einen beliebigen Spaltenkopf  können Sie die Sortierung ändern.

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2. In der Liste der Dokumente sehen Sie alle Belege mit deren Status im Freigabeprozess. Sortieren Sie die Belege mit einem Klick auf den entsprechenden Spaltenkopf nach Belegdatum (a). Sie können mit unserem Suchfeld auch nach einem bestimmten Beleg suchen (b). Sie haben außerdem die Möglichkeit sich nur Kreditoren- oder Debitorenbelege anzeigen zu lassen.

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Tipps für die Prüfung auf fehlende Belege im Bereich „Alle Dokumente“

Stellen Sie bei der Prüfung auf fehlende Belege ggf. einen individuellen Zeitraum ein, den Sie betrachten möchten.

Klicken Sie im Bereich „Dokumente“ auf den Reiter „Debitoren“. Sortieren Sie Ihre debitorischen Belege nach Rechnungsnummer.  Treten hier Lücken auf, fehlen sehr wahrscheinlich die entsprechenden Belege. Reichen Sie diese bitte zeitnah nach.

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Suchen Sie im Bereich „Kreditoren“ bspw. nach einem bestimmten Kreditor oder sortieren Sie die kreditorischen Rechnungen nach Belegdatum, um zu prüfen, ob die Liste der kreditorischen Rechnungen vollständig ist. Hier ist ein individuelles Vorgehen notwendig.

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2. Suche und Prüfung in der Kontenübersicht

Es gilt: Beleg bei Ihnen (Papierform, digital) + Banktransaktion im SMACC-Tool sichtbar, aber mit dem Status „Unverarbeitet“ (196_Kontenübersicht_leerer Kreis) = Beleg fehlt!

Eine weitere Möglichkeit zu kontrollieren, ob alle Belege bei SMACC vorliegen, bietet Ihnen die Kontenübersicht. Diese finden Sie im Bereich „Zahlungsverkehr“. Dort sehen Sie alle bei SMACC vorliegenden Banktransaktionen, die uns über Ihre figo-Anbindung und als CSV-Datei zugegangen sind.

So gehen Sie vor

1. Klicken Sie im Hauptmenü des Dashboards auf „Zahlungsverkehr“. Danach gehen Sie auf „Kontenübersicht“. Anschließend sehen Sie in der Kontenübersicht alle nach Buchungsdatum sortierten Transaktionen auf Ihren Konten.

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2. Filtern Sie in der Kontenübersicht die Transaktionen nach Ihrem Status. Klicken Sie dazu auf das Feld „Status“ und wählen Sie „Unverarbeitet“ aus.

Tipp für die Suche in der Kontenübersicht

Wählen Sie ggf. einen individuellen Zeitraum aus, den Sie prüfen möchten. Betrachten Sie z.B. einen bestimmten Monat.

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Hinweis:

Den Status „Unverarbeitet“ erkennen Sie in der Liste der Transaktionen an 196_Kontenübersicht_leerer Kreis. In diesem Fall konnte die Zahlungsprüfung durch unsere SMACC-Buchhalter nicht beendet werden. Dies kann auftreten, weil

  • kein zugehöriger Beleg zu dieser Transaktion bei SMACC eingegangen ist.
  • der Beleg im System vorliegt, aber keine Zuordnung zu einer Transaktion auf Ihrem Konto möglich ist. Bitte sprechen Sie uns hier an. Vermerken Sie ggf. per Kommentar am Beleg, welche Transaktion zu diesem Beleg gehört.
  • der Beleg noch im Freigabeprozess ist und daher noch keiner Transaktion zugeordnet wurde.

3. Sollte Ihnen bei unverarbeiteten Transaktionen auffallen, dass Sie hier noch keinen Beleg an SMACC zugesendet haben, reichen Sie diesen bitte umgehend nach.

Bitte beachten Sie: Handelt es sich bei einer Transaktion um eine wiederkehrende Zahlung, die als beleglose Buchung im SMACC-Tool erscheinen soll, benötigt SMACC den zugrundeliegenden Vertrag, z.B. den Mietvertrag. Senden Sie diesen bitte per E-Mail an den SMACC-Kundenservice service@smacc.io. Informieren Sie SMACC generell immer möglichst frühzeitig über Änderungen bei Ihren wiederkehrenden Zahlungen sowie über neue wiederkehrende Zahlungen.

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3. Bereinigung des Buchungskontos „Durchlaufende Posten“

Es gilt: Transaktionen, die nicht zu einem Beleg zugeordnet werden können, werden von SMACC als „Durchlaufende Posten“ gebucht.

Jeder beleggebundenen Transaktion muss ein entsprechender Beleg zuordenbar sein. Ist einer Transaktion (Bankkonto, Kreditkarte oder Zahlservice) kein Beleg zuordenbar, wird der Vorgang auf dem Buchungskonto „Durchlaufende Posten“ gebucht. Das Konto „Durchlaufende Posten“ entspricht im Kontenrahmen SKR03 dem Konto 1590 und im Kontenrahmen SKR04 dem Konto 1370. Sie finden das Buchungskonto „Durchlaufende Posten“ auch im Buchungsjournal.

So gehen Sie vor

1. Klicken Sie im Hauptmenü des Dashboards auf „Zahlungsverkehr“. Danach gehen Sie auf „Kontenübersicht“. Anschließend sehen Sie in der Kontenübersicht alle nach Buchungsdatum sortierten Transaktionen auf Ihren Konten.

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2. Filtern Sie die Transaktionen in der Kontenübersicht nach Ihrem Status. Klicken auf das Feld „Status“ und wählen Sie anschließend „In Klärung“ aus.

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3. In der Liste der Transaktionen erkennen Sie den Status „In Klärung“ jederzeit am roten Häkchen Symbol-in-Klärung. Dieser Status zeigt Ihnen, dass zu dieser Transaktion kein Beleg oder keine Information zu einer beleglosen Buchung bei SMACC vorliegt. Diese Transaktionen werden daher vom SMACC-Buchhalterteam auf das Buchungskonto „Durchlaufende Posten“ gebucht.

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Hinweis

Der Transaktionsbetrag kann vollständig oder als Teilbetrag auf „Durchlaufende Posten“ gebucht worden sein. Wenn Sie mit der Maus auf das rote Häkchen gehen, sehen Sie, ob

  • der vollständige Betrag auf „Durchlaufende Posten“ gebucht wurde (a)
  • ein Teilbetrag auf „Durchlaufende Posten“ gebucht wurde (b)

Sollte zu einer Transaktion mit dem Status „In Klärung“ ein Beleg verknüpft sein, ist ggf. ein Teil des Transaktionsbetrages auf „Durchlaufende Posten“ gebucht worden. In diesem Fall muss ein neuer bzw. ein weiterer Beleg zugestellt werden.

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4. Stellen Sie für alle Transaktionen mit dem Status „In Klärung“ die zugehörigen Belege  möglichst zeitnah an SMACC zu.

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