Antworten auf die häufigsten Fragen

Gibt es, aber erst bei Enterprise-Lösungen ab 1000 Belegen/Monat. Der Eingangsrechnungsprozess ist extrem fragmentiert und erfordert häufigen manuellen Aufwand. Hierfür beschäftigen wir bei SMACC, ausgebildete und zertifizierte Buchhalter. Die Debitoren Prozesse sind zu fast 100% automatisiert.

Aktivierungen von Anlagegüter machen die Buchhalter auf Basis der anwendbaren Regelungen selbstständig und wenn es Wahlmöglichkeiten gibt, in Absprache mit dem Mandanten bzw. Steuerberater.

Dies wird im Onboarding besprochen und im Rahmen der Zahlungsprüfung von unseren Buchhaltern im Tool richtig kontiert. Diese Daten sind dann in Ihren Berichten enthalten.

Dies ist über entsprechende Einstellungen im Shopsystem möglich. Hinterlegen Sie hier Ihre SMACC-Emailadresse als BCC.

Ja. Aufgrund der unklaren GoBD Regelung zu diesem Thema bieten wir kein eigenes digitales Kassenbuch an. Wir setzen mit unseren Kunden allerdings den angestammten Kassenbuchprozess sehr effizient um. Das Kassenbuch wird händisch geführt und so oft wie gewollt als Deckblatt zusammen mit den Belegen in unseren Scanner gelegt und wir verarbeiten die Kasse.

Die Spesenbelege werden gesammelt und in das Spesenblatt eingetragen. Dieses Formular einfach monatlich mit den zugehörigen Belegen scannen. Die Quittungen werden dann in SMACC als ein mehrseitiges PDF abgespeichert. Dies gilt dann auch als ein Beleg, die Spesenquittungen werden nicht einzeln abgerechnet.

Bitte hinterlegen Sie einen entsprechenden Kommentar am Beleg und lehnen Sie den zugehörigen Freigabeschritt ab.

Nach dem Scannen, Weiterleiten oder Hochladen ist Ihr Beleg in der internen Verarbeitung. Während dieser Verarbeitung ist der Beleg unter den Dokumenten „in Verarbeitung“ zu finden. Im Anschluss sehen Sie ihn unter „Alle Dokumente“.

Während des Freigabeprozesses können Sie an den Belegen Kommentare hinterlegen. Wichtig ist hierbei, den zugehörigen Freigabeschritt abzulehnen. So erscheint der Beleg mit Ihrem Hinweis wieder bei unserem Buchhalterteam auf der ToDo – Liste.

Hier werden die unterschiedlichen Freigabeschritte – buchhalterische Prüfung, Sachliche Prüfung, Zahlungsfreigabe, Zahlungsprüfung – unterschieden. In Ihrer Hand liegen die sachliche Prüfung und die Zahlungsfreigabe. Diesen müssen akzeptiert oder abgelehnt werden damit der Freigabeprozess weiter voranschreitet. Die buchhalterische Prüfung und die Zahlungsprüfung werden von SMACC durchgeführt.

Ja, darauf basiert die Funktionalität von SMACC.

Jein, die Belege bleiben unangetastet aber in SMACC können Belege kommentiert werden.

Fremdwährungen werden im Prozess, i.e., in den Zahlungslisten mit den entsprechenden Fremdwährungsbeträgen als solche ausgewiesen. Diese Zahlungen können auch als Fremdwährungszahlungen an die Banking Software übermittelt werden. Für die Buchhaltung werden diese Zahlungen nach den entsprechenden Wechselkursen, die regulatorisch geboten sind, umgerechnet.

PayPal, sowie andere PSP, Konten und Kreditkarten können über die figo-Schnittstelle direkt angebunden werden und somit genau wie ein Bankkonto ausgelesen und erfasst werden. Bei manchen Anbietern benötigen wir stattdessen regelmäßig erstellte Transaktionsberichte um die Zahlungsprüfung vollständig ausführen zu können.

Sie können sich im Zahlungslauf die Zahlungslisten im SEPA-Format/XML aus dem System exportieren und an die Bank bzw. das Zahlungstool übermitteln. Zukünftig wird es auch die Option zur Direktüberweisung geben.

Im SMACC Tool werden diverse Überblicke über die offenen Zahlungen von Debitoren und Kreditoren, sowie eine Übersicht ungeklärter Zahlungen angeboten. Hierfür nutzen Sie das Dashboard, den Bereich Dokumente und den Bereich Zahlungsverkehr. Hier werden Ihnen die entsprechenden Übersichten über offene Forderungen/Verbindlichkeiten, Fälligkeiten u.ä. angezeigt.

Figo gibt uns die Möglichkeit Ihre Banktransaktionsdaten in Verbindung zu Ihren Belegen zu bringen. In der Zahlungsprüfung ist die figo Anbindung also unerlässlich. Außerdem beruhen auch die Daten der Liquiditätsansicht auf den Daten, die uns die figo zur Verfügung stellt. Zusammengefasst – ja alle ihre Geschäftskonten müssen in der figo eingebunden und mit SMACC verbunden werden.

Sie können bereits bezahlte Belege in der Belegbearbeitung über das Beleg Menü Rechnungsdaten – Übersicht als „bereits bezahlt“ markieren. Der Beleg durchläuft trotzdem den gesamten Freigabeprozess. Sie durchläuft trotzdem den Freigabeprozess und erscheint abhängig von der Fälligkeit in Ihrem Zahlungslauf. Dort ist die Rechnung dann bereits als „bezahlt“ markiert.

Hier liegt der Beleg in der Zahlungsprüfung und wird noch von SMACC mit Ihren Banktransaktionen abgeglichen. Sie können bereits bezahlte Belege in der Belegbearbeitung über das Beleg Menü Rechnungsdaten – Übersicht als „bereits bezahlt“ markieren. Der Beleg durchläuft trotzdem den gesamten Freigabeprozess.

Ja, durch die figo Anbindung.

Ja, durch die figo Anbindung.

Ja, durch einen manuellen Import von Paypal CSV Dateien / Kontobewegungen ist die möglich. Hierbei sind wir allerdings auf Ihre regelmäßige Zustellung von CSV-Dateien/Transaktionsberichten angewiesen.

Ja, ein manueller Import von Amazon Payments CSV Dateien ist möglich. Hierbei sind wir allerdings auf Ihre regelmäßige Zustellung von CSV-Dateien/Transaktionsberichten angewiesen.

Ja, das ist der Payment Matcher und geschieht in der Zahlungsprüfung.

Ja. Sie können die Buchungssätze außerdem im Detail einsehen, bevor ein Beleg endgültig von Ihnen zur Verbuchung freigegeben wird.

Ja.

Ja, über die Kommentarfunktion an das SMACC Buchhalterteam können Sie die Änderung der Verbuchung veranlassen. Jede Verbuchung wird Ihnen zunächst vorgeschlagen und erst nach Ihrer Freigabe endgültig verbucht.

Ja, diese Details und Voreinstellungen werden in der Onboarding Phase mit Ihnen geklärt.

Ja, diese Details und Voreinstellungen werden in der Onboarding Phase mit Ihnen geklärt.

Ja., dies veranlassen Sie im Einzelfall über einen entsprechenden Kommentar am Beleg. Für grundsätzliche Änderungen kontaktieren Sie uns bitte.

Ja, dies veranlassen Sie im Einzelfall über einen entsprechenden Kommentar am Beleg. Für grundsätzliche Änderungen kontaktieren Sie uns bitte.

SKR 03 und SKR 04.

Dies ist grundsätzlich kein Problem. Alle Änderungen, die Ihr Steuerberater vornimmt können per DATEV Export an uns weitergeleitet werden. Wir lesen diesen Export ein und somit werden die Daten bei uns „bereinigt“ und für Sie im System aktualisiert.

Ja dies ist grundsätzlich über Exporte möglich.

Ausschüttungen werden (abhängig vom Kontenrahmen) auf die dafür vorgesehenen Konten verbucht. Diese Zahlung werden im Payment-Matching Prozess erkannt und wenn Sie hinreichend benannt sind, ist hier auch keine weiterführende Info nötig. Wir würden das ggf. mit Ihrem Steuerberater abstimmen.

Wir bereiten die laufende Buchführung vor und überspielen Sie in ein Buchhaltungstool bei Ihnen oder dem Steuerberater. Dieser kann dann die Buchhaltung abschließen und die Daten darüber an ELSTER übermitteln.

Aktuell verarbeiten wir die Lohnbuchhaltung manuell – hierfür haben wir die im Gespräch benannten Buchhalter. Implementiert werden die Daten elektronisch, sodass Sie die Aufwände für Personalkosten im Finanzcockpit abgebildet haben.

Es werden Buchungsvorschläge übergeben.

Die wird mit Ihnen im Onboarding besprochen. Alle Berichte, die Sie bekommen, können auch gleichzeitig Ihrem Steuerberater zugestellt werden.

Sie können ein SMACC LogIn für Ihren Steuerberater anlegen lassen.

Nein, eine direkte Schnittstelle gibt es nicht, die Rechnungen werden aber in SMACC direkt verarbeitet. Daher werden einfach alle Rechnungen stets in BCC an SMACC versendet und automatisiert verarbeitet. Eine Anbindung an den Online Shop ist daher nicht notwendig.