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Erstattung von Auslagen

So füllen Sie unser Formular zur Erstattung von Auslagen aus

In das Formular zur Erstattung von Auslagen- und Reisekosten tragen Sie alle Auslagen ein, die aus privaten Mitteln von Ihnen oder Ihren Mitarbeitern gezahlt wurden. Dies gilt für in bar gezahlte Auslagen und für die Zahlung auf anderem Weg, z.B. mit der privaten Kredit- oder Bankkarte.

! Bitte beachten Sie, dass SMACC für Auslagen ab 250 Euro eine ordnungsgemäße Rechnung benötigt. Für alle Auslagen unterhalb dieses Betrages reicht ein Kassenbon o.ä.

Welche Angaben eine ordnungsgemäße Rechnung erfüllen muss, sehen Sie im Support-Artikel Belege, Quittungen u.ä. an SMACC weiterleiten unter der Überschrift „Anerkennung Ihres Beleges als Rechnung“.

Das Formular zur Auslagenerstattung können Sie hier herunterladen:

Allgemeine Angaben

139_Auslagenerstattung_Allgemeine Angaben_Markierung

1. Name des Empfängers

Tragen Sie den Namen des Empfängers der Auslagenrückerstattung ein.

! Die Auslagen werden pro Person abgerechnet. Nutzen Sie für jeden Mitarbeiter, der im Abrechnungszeitraum Auslagen erstattet bekommt, jeweils ein eigenes Formular.

2. Datum

Geben Sie das Abrechnungsdatum an.

3. Währung

Wählen Sie in der Dropdown-Auswahl die Währung, in der die Rechnungen ausgestellt wurden, z.B. Euro (EUR), US-Dollar (USD) oder Britisches Pfund (GPB).

! Wenn Sie Auslagen in verschiedenen Währungen haben, sortieren Sie diese bitte. Nutzen Sie bitte jeweils ein Formular pro Währung.

4. Erstattungsart

In der Dropdown-Auswahl können Sie zwischen den Erstattungsarten Barauszahlung und Überweisung wählen.

! Wenn Sie Barauszahlung auswählen, müssen Sie diese Auszahlung in Ihrem Kassenbuch berücksichtigen.

! Wenn Sie die Erstattungsart Überweisung auswählen, erscheinen die drei Felder IBAN, BIC und Bank. Füllen Sie diese bitte aus. Die IBAN ist zwingend anzugeben. Wir empfehlen Ihnen zur sicheren Zuordnung auch die BIC und den Namen der Bank einzutragen.

5. Erstattungsbetrag

Dieses Feld wird automatisch berechnet, sobald Sie die Tabelle für Auslagen und Reisekosten ausfüllen.

Tabelle für Auslagen und Reisekosten

Auslagenerstattung-tabelle

6. Auflistung der Auslagen & Reisekosten

In die Tabelle tragen Sie bitte alle Auslagen im gewählten Abrechnungszeitraum ein. Die zugrundeliegenden Belege sind hierfür von Ihnen fortlaufend zu nummerieren.

7. Gesamtsumme

Am Ende der mehrseitigen Tabelle wird die Gesamtsumme aller aufgelisteten Auslagen automatisch errechnet. Auf jeder Einzelseite wird die Gesamtsumme aller Auslagen für die jeweilige Seite ausgewiesen.

Zustellung des Formulars zur Erstattung von Auslagen an SMACC

Sie haben drei Möglichkeiten Ihr Auslagenformular an SMACC zu senden:

Wichtiger Hinweis

Wenn Sie das Auslagenformular und die dazugehörigen Belege als PDF-Datei an SMACC zustellen, achten Sie bitte darauf, dass das Auslagenformular in der korrekten Ausrichtung im Querformat in Ihrer PDF-Datei enthalten ist. Hier ein Beispiel, wie die PDF-Datei des Auslagenformulars (nicht) aussehen sollte:

RICHTIG

226-Auslagenformular-richtiges-Format

FALSCH

224-Auslagenformular-falsches-Format
225-Kassenbon-Beispiel
225-Kassenbon-Beispiel
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