Einführung in die Belegbearbeitung

So bearbeiten Sie Belege

Im SMACC Tool werden je nach Art des Beleges unterschiedliche Bearbeitungsschritte ausgeführt. Grundsätzlich wird unterschieden in kreditorische und debitorische Belege:

Kreditor

Der Kreditor ist Ihr Lieferant, der Ihnen eine Rechnung schreibt – eine Eingangsrechnung. Das blaue Dokumentensymbol steht für eine Kreditorenrechnung.

Debitor

Der Debitor ist Ihr Kunde, dem Sie eine Rechnung schreiben. Diese Rechnung ist also eine Ausgangsrechnung. Das grüne Dokumentensymbol steht für eine Debitorenrechnung. Als Eselsbrücke- eine Debitorenrechnung erhöht Ihren Kontostand, von daher ist der Pfeil in dem Symbol nach oben.

Alle Belege finden Sie nach der Zustellung und ersten SMACC internen Verarbeitung unter „Alle Dokumente“. Der Bereich “Dokumente” ist Ihr eigentlicher Arbeitsbereich, der Bereich der Belegbearbeitung. In der Dokumentenverwaltung arbeiten Sie Ihre Rechnungen gemeinsam mit Ihrem SMACC Buchhalterteam ab. Gleichzeitig ist der Bereich Dokumente Ihr digitales Dokumentenarchiv.

Die Arbeitsbereiche und Optionen unter „Dokumente“:

Der Bereich Dokumente ist der Bereich der Belegbearbeitung. Er fungiert auch als Ihr digitales Dokumentenarchiv. Sämtliche Belege, die Sie an SMACC weitergeleitet haben, sind hier hinterlegt.

1. Alle Dokumente zeigt Ihnen die noch zu verarbeitenden sowie bereits bearbeitete Dokumente.

2. Meine Aufgaben ist eine Übersicht, in der Ihnen Aufgaben zugewiesen werden. Das kann -je nach Berechtigung- zum einen die sachliche Freigabe einer Rechnung und zum anderen die Zahlungsfreigabe sein.

3. Im Bereich Kreditoren werden alle Eingangsrechnungen Ihrer Kreditoren dargestellt.

4. Im Bereich Debitoren können Sie all Ihre Ausgangsrechnungen der Debitoren einsehen.

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5. In Verarbeitung sehen Sie die Belege, die eingescannt, per E-Mail weitergeleitet oder im SMACC-Tool hochgeladen wurden. Die hier befindlichen Dokumente sind momentan in der internen Verarbeitung.

6. Der Filter ermöglicht es Ihnen, Ihre Dokumente nach Bearbeitungsstatus oder Fälligkeit zu filtern.

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