Das Kommentarfeld im SMACC-Tool dient dazu, Mitteilungen zu einem Beleg für Ihre Mitarbeiter oder die SMACC-Buchhalter zu hinterlassen. Hier können Sie bspw. SMACC mitteilen, wenn ein soeben eingesendeter Beleg (Status „In Verarbeitung“) bereits bezahlt wurde. Auch wenn Sie z.B. einen Fehler auf einem Beleg entdecken, verfassen Sie bitte einen Kommentar für SMACC oder Ihre Arbeitskollegen.

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So verfassen Sie Kommentare im SMACC-Tool

Sobald ein Beleg den Status „In Verarbeitung“ hat -direkt nach der Zustellung an SMACC-, kann er kommentiert werden. Das Kommentarfeld finden Sie in der Detailansicht des jeweiligen Beleges. Dort können Sie eine Mitteilung für einen Mitarbeiter oder SMACC verfassen.

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a) Erstellen eines Kommentars für einen Mitarbeiter

1. Klicken Sie in das Kommentarfeld.

2. Schreiben Sie, an wen Ihr Kommentar gerichtet ist durch Eingabe von @[Name]. Es erscheint eine Dropdown-Auswahl, aus der Sie einen oder mehrere Mitarbeiter auswählen können.

! Sie können Kommentare im SMACC-Tool nur an Mitarbeiter schreiben, die über einen SMACC-Account verfügen.

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3. Verfassen Sie jetzt Ihren Kommentar und klicken Sie auf „Senden“.

! Bei kreditorischen Belegen ist es wichtig, dass Sie den Freigabeschritt ablehnen, sodass der Beleg wieder in einen vorangegangenen Freigabeschritt zurückgeht, für den der angesprochene Mitarbeiter zuständig ist. Bei Ablehnung eines Freigabeschrittes wird dieser mit Symbol Ablehnung gekennzeichnet.

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Wie kann ich sicherstellen, dass der Angesprochene den Kommentar erhält?

Lehnen Sie den Freigabeschritt ab, sodass der entsprechende Beleg wieder in einen vorhergehenden Freigabeschritt zurückgeht und dadurch wieder als Aufgabe bei SMACC bzw. einem zuständigen Mitarbeiter erscheint. Hierdurch erfahren Ihre Mitarbeiter oder SMACC von Ihrem Kommentar zu dem entsprechenden Beleg. Der angesprochene Mitarbeiter kann im Dashboard, im Bereich Dokumente unter „Meine Aufgaben“ (orangefarbener Punkt am Beleg) und an der orangefarbenen Glocke erkennen, dass ein Beleg kommentiert wurde.

Informationen zum Dashboard und dem Bereich Dokumente finden Sie in unserem Supportcenter-Artikel Was ist wo in SMACC?. Wie Sie durch die orangefarbene Glocke über Kommentare informiert werden, erklären wir Ihnen in diesem Artikel unter der Überschrift „So erfahren Sie von Kommentaren“.

b) Erstellen eines Kommentars für Ihr SMACC-Buchhalterteam

1. Klicken Sie in das Kommentarfeld.

2. Schreiben Sie Ihren Kommentar an @SMACC Buchhalter Team.

! Bei Problemen und Fragen schreiben Sie dies bitte per E-Mail an den SMACC-Kundenservice service@smacc.io.

! Verfassen Sie bitte keinen Kommentar ohne die Nennung Ihres SMACC-Buchhalterteams. Ohne Nennung ist der Kommentar zwar am Beleg sichtbar, es wird aber kein Buchhalter von SMACC darauf hingewiesen, dass Sie einen Kommentar zu dem Beleg hinterlassen haben.

Kommentarfeld-Rechnungsuebersicht-smacc-buchhalterteam-en

3. Klicken Sie abschließend auf „Senden“. Ihr Kommentar wird jetzt unterhalb des Kommentarfeldes angezeigt. Sie sehen, ob und wann andere SMACC-Nutzer einen Kommentar zu diesem Beleg hinterlassen haben.

Kommentarfeld-1-Kommentar-Antworten

Hinweis

Sollten Sie nach erfolgter Zahlungsprüfung einen Kommentar zu einem Beleg haben, verfassen Sie keinen Kommentar am Beleg im SMACC-Tool. Wenden Sie sich bitte stattdessen per E-Mail an den SMACC-Kundenservice service@smacc.io.

Wie kann ich sicherstellen, dass mein Kommentar mein SMACC-Buchhalterteam erreicht?

Wenn Sie einen Kommentar für Ihr persönliches SMACC-Buchhalterteam hinterlassen, müssen Sie alle Freigabeschritte ablehnen, für die SMACC nicht zuständig ist. Nur so gelangt der Beleg zurück in die buchhalterische Freigabe, die SMACC übernimmt.

Haben Sie die Freigabeschritte, für die SMACC nicht zuständig ist, abgelehnt, wird der Beleg wieder als Aufgabe für Ihr SMACC-Buchhalterteam angezeigt.

Detailansicht-Beleg-sachliche-Freigabe-abgelehnt-Freigabeprozess

So erfahren Sie von Kommentaren

Kommentare richten sich immer an einen oder mehrere Adressaten. Ob Sie Adressat eines Kommentars sind, können Sie

  • am orangenen Punkt an der Glocke oben rechts im Dashboard und
  • am orangenen Punkt an einem Beleg, der sich im Bereich „Meine Aufgaben“ befindet, sehen.

! Kommentar an Belegen mit dem Status buchhalterische Freigabe

Befindet sich ein Beleg von Ihnen in der buchhalterischen Freigabe und hat einen orangenen Punkt, d.h. er wurde kommentiert, dann empfehlen wir Ihnen dringend sich in der Detailansicht des Beleges den Kommentar anzusehen. Der Kommentar ist höchstwahrscheinlich vom SMACC-Buchhalterteam und betrifft eine für die buchhalterischen Freigabe relevante Frage zu Ihrem Beleg. Um eine reibungslose Verarbeitung Ihrer Belege vornehmen zu können, sind wir im Falle von auftretenden Fragen auf Ihre Antwort angewiesen. Nutzen Sie hierzu das Kommentarfeld oder kontaktieren Sie ggf. unseren Kundenservice service@smacc.io.

a) Glocke mit orangenem Punkt

1. Klicken Sie auf die Glocke mit dem orangenen Punkt oben rechts in Ihrem Dashboard.

! Wenn die Glocke dunkel ist Glocke dunkel, liegen keine neuen Kommentare für Sie vor.

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2. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Meldungen an Sie angezeigt werden. Hier werden nur Kommentare angezeigt, die direkt an Sie gerichtet sind.

! Der orangefarbene Punkt an einem Beleg zeigt an, dass hier ein Kommentar hinterlassen wurde. Dieser muss nicht zwangsläufig an Sie gerichtet bzw. von Ihnen verfasst worden sein.

Kommentarglocke-neue-Meldungen

3. Klicken Sie auf einen Kommentar. Sie gelangen zur Detailansicht des Beleges, wo Sie eine Antwort verfassen können. Klicken Sie dazu in das Kommentarfeld. Beachten Sie bitte dabei die in der obigen Anleitung gegebenen Hinweise zum Kommentieren von Belegen mithilfe des Kommentarfeldes.

Kommentarfeld-1-Kommentar-Antworten

b) Orangener Punkt am Beleg

1. Gehen Sie im Hauptmenü in den Bereich Dokumente. Klicken Sie auf „Meine Aufgaben“.

! Bereits in der Dashboardübersicht  können Sie ggf. unter „Meine Aufgaben“ sehen, ob Belege kommentiert wurden.

2. Unter „Meine Aufgaben“ sehen Sie alle Dokumente, für die Sie zuständig sind. Belege, die mit einem orangefarbenen Punkt gekennzeichnet sind, wurden kommentiert. Dies gilt für kreditorische Belege 70_kreditor icon mit kommentar und für debitorische Belege 69_debitor icon mit kommentar.

! Der orangene Punkt an einem Beleg zeigt an, dass hier ein Kommentar hinterlassen wurde. Er wird auch angezeigt, wenn der Kommentar nicht an Sie gerichtet ist bzw. von SMACC oder einem Mitarbeiter verfasst wurde.

3. Um zum Kommentar zu gelangen, klicken Sie auf den entsprechenden Beleg.

Es öffnet sich die Detailansicht des Beleges. In der Spalte rechts sehen Sie unterhalb des Kommentarfeldes den an Sie gerichteten Kommentar. Um auf den Kommentar zu antworten, klicken Sie in das Kommentarfeld. Bitte beachten Sie die in der obigen Anleitung gegebenen Hinweise zum Kommentieren.

Kommentarfeld-1-Kommentar-Antworten

So gelangen Sie zum Kommentarfeld

Bereits direkt nach der Zustellung an SMACC (Status „In Verarbeitung“) kann ein Beleg kommentiert werden. Das Kommentarfeld finden Sie in der Detailansicht des jeweiligen Belegs.

Zur Detailansicht eines Beleges gelangen Sie, indem Sie

  • auf die Anzeige „In Verarbeitung“ in Ihrem Dashboard und anschließend auf den Beleg klicken (nur bei Belegen in der buchhalterischen Prüfung)
  • auf den jeweiligen Beleg klicken, z.B. bereits im Dashboard unter „Meine Aufgaben“.
Dashboard-in-verarbeitung-en

1. Gehen Sie im Hauptmenü auf „Dokumente“. Hier sehen Sie alle Belege, die an SMACC gesendet wurden, inklusive deren Fälligkeit und Status im Freigabeprozess.

Im Bereich „Meine Aufgaben“sind alle Belege, für die Sie eine Freigabe erteilen können. Der Bereich „In Verarbeitung“ zeigt Ihnen alle gerade zugesendeten Belege, die sich noch in der buchhalterischen Freigabe befinden.

Bei Fehlern u.ä. können Sie hier eine Korrektur per Kommentar anregen.

Bereich-Meine-Aufgaben-en1

2. Klicken Sie auf einen debitorischen oder kreditorischen Beleg, den Sie kommentieren möchten.

Bereich-Meine-Aufgaben-en

3. Es öffnet sich die Detailansicht des Belegs. Hier sehen Sie die Rechnung sowie buchhalterische Daten (z.B. Buchungen, Kostenstellen) und den Schritt im Freigabeprozess, in dem sich der Beleg z.Zt. befindet.

  • Ein bereits durchlaufener Schritt im Freigabeprozess ist durch ein grünes Häkchen Häkchen grün gekennzeichnet.
  • Einen noch offenen Schritt im Freigabeprozess erkennen Sie an Häkchen ohne.
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