Belege per Scanner an SMACC zustellen

Scannen von Rechnungen, Spesenquittungen und Kassenbelegen

Mit Ihrem Scanner können Sie Ihre Belege an SMACC zustellen. Bitte beachten Sie unsere Hinweise zur Nutzung des SMACC-Scanners.

Rechnungen scannen

1-23-e1481884983144

1. Legen Sie Ihre Rechnung kopfüber mit der Rückseite nach vorn in den SMACC-Scanner.

2. Drücken Sie auf die grüne SMACC-Taste im Display des SMACC-Scanners. Die eingelegten Seiten werden jetzt gescannt.

3. Klicken Sie im Scanner-Display auf „Fertig“ um den Scan-Auftrag abzuschließen.

Wenn Sie weitere Seiten, die Sie noch nicht in den SMACC-Scanner eingelegt haben, scannen möchten, klicken Sie im Scanner-Display auf „Weiter“. Legen Sie dazu die zu scannenden Seiten, wie oben beschrieben, ein.

! Bitte scannen Sie niemals portionsweise, sondern scannen und senden Sie immer alle Rechnungsseiten mit einem Scan-Auftrag an SMACC. Es gilt: pro Rechnung ein Scan-Auftrag.

4. Senden Sie jetzt Ihren Scan-Auftrag an SMACC, indem Sie im Scanner-Display auf „Auftrag abschließen“ klicken. Ihre gescannten Rechnungen werden nun direkt an SMACC weitergeleitet und verarbeitet.

5. Ertönen drei Signaltöne, so war die Übermittlung nicht erfolgreich. Bitte richten Sie sich nun nach der Fehlermeldung des Scanners oder kontaktieren Sie uns.

Hinweise zum richtigen Scannen

Mit dem SMACC-Scanner können Sie Belege jeden Formats scannen. Für die Formatanpassung nutzen Sie bitte die Regler am Einzug. Nach dem Scannen ist Ihr Beleg in der internen Verarbeitung. Während dieser Verarbeitung ist der Beleg im Bereich Dokumente als „In Verarbeitung“ zu finden. Erst im Anschluss an diese Verarbeitung sehen Sie Ihren Beleg unter „Alle Dokumente“.

! Die folgenden Hinweise zum richtigen Scannen liegen ebenfalls dem SMACC-Scanner bei.

 

Scanner-mehrere-Seiten   Stellen Sie auch mehrseitige Rechnungen immer mit einem Scan-Auftrag als ein Dokument zu.

Scanner-Seitenreihenfolge   Scannen Sie Ihre Rechnungen jeweils in der korrekten Seitenreihenfolge.

Scanner-Lesbarkeit   Bitte achten Sie auf die Lesbarkeit Ihrer Dokumente (Ausrichtung, Flecken, Knicken, Markierungen, handschriftliche Notizen).

Scanner-scannen-statt-fotografieren   Fotografieren Sie Ihre Rechnungen bitte nicht ab, nutzen Sie stattdessen unseren Scanner.

Scanner-seitenrichtig   Achten Sie bitte auf seitenrichtiges Einscannen.

Scanner-Achtung   Senden Sie nur maschinenschriftliche Rechnungen aus dem Vertragszeitraum zu. Versenden Sie Ihre Rechnungen nur einmalig.

Spesen, Kasse und Quittungen weiterleiten

1. Bei Kassenbelegen oder Spesen nutzen Sie bitte unsere digitalen Formulare und sammeln die Belege eines Monats.

Hinweis

Informationen zum Kassenbuch und unserem Formular zur Erstattung von Auslagen erhalten Sie in den jeweiligen Artikeln in unserem Supportcenter. Dort können Sie auch die Formulare herunterladen.

2. Nummerieren Sie die Quittungen und tragen Sie diese chronologisch geordnet in das Formular ein.

133-Abrechnungsformular

3. Bitte füllen Sie das Formular direkt in Excel und nicht handschriftlich aus. Am Ende des Monats drucken Sie das Formular aus, geben es mitsamt den Quittungen in den SMACC-Scanner und stellen es uns so zu. Stellen Sie hierbei die Belege mit einem Scan-Auftrag als ein Dokument zu. Scannen und senden Sie diese nicht einzeln. Wir empfehlen Ihnen, Ihre Belege und Quittungen, v.a. solche auf Thermopapier, im A4-Format zu kopieren. Anschließend können Sie diese ohne Anpassung des Formats gemeinsam mit dem Formular einscannen.

4. Möchten Sie andere digitale Dokumente als das Kassenbuch oder die Auslagenerstattung nutzen, besprechen Sie dies gern mit uns. In der Regel sind alle digitalen, nicht handschriftlichen Formulare für uns problemlos zu verarbeiten.

Was this article helpful?

1 out of 2 found this useful.