Zur Erinnerung Kreditoren sind Gläubiger von Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Der Kreditor ist Ihr Lieferant, der Ihnen eine Rechnung schreibt. Kreditorische Belege sind dementsprechend Eingangsrechnungen, die Sie bezahlen müssen. Das blaue Dokumentensymbol Kreditorische Belege durchlaufen im SMACC-Tool den folgenden Prozess: Die Aufgaben der Belegverarbeitung, der buchhalterischen Freigabe und der Zahlungsprüfung werden von SMACC übernommen. Ihnen kommen bei der Bearbeitung von kreditorischen Belegen – neben der Zustellung der Belege – die Aufgaben der sachlichen Freigabe sowie der Zahlungsfreigabe zu. Optional können Sie den zusätzlichen Freigabeschritt einer fachlichen Freigabe in Ihrem Nutzerkonto integrieren. 1. Melden Sie sich im SMACC-Tool an. 2. Gehen Sie im Hauptmenü auf den Bereich Dokumente. a) Wählen Sie direkt in der Liste aller Dokumente den gewünschten kreditorischen Beleg aus und klicken Sie Ihn an. b) Klicken Sie alternativ in der Menüleiste auf „Kreditoren“. Wählen Sie in der Liste aller kreditorischer Dokumente den gewünschten Beleg aus. 3. Es öffnet sich eine Rechnungsübersicht. Auf der rechten Seite werden zudem die Rechnungsdaten angezeigt. Hier sehen Sie die Grunddaten zu Ihrem Beleg: RG-Nr., Empfänger, Betrag und Fälligkeit. In wie vielen Tagen die Rechnung fällig ist. Seit wie vielen Tagen die RG fällig ist. Der Betrag ist bereits von Ihrem Konto abgegangen. Zur eigenen Orientierung können Sie selbst die Markierung bereits bezahlt setzen, indem Sie auf die Fälligkeit klicken. In der Rechnungsübersicht haben Sie folgende Möglichkeiten: 1. Unter Beleg werden alle Details der Rechnung angezeigt. 2. Buchungen zeigt Ihnen nach erfolgter buchhalterischer Prüfung die Buchungsdaten. Wenn Sie auf Details anzeigen klicken, sehen Sie die zugehörigen Buchungssätze. 3. Die Kostenrechnung zeigt Ihnen die Kostenstelle und den Kostenträger nach erfolgter buchhalterischer Prüfung an . 4. Bei Kreditor finden Sie das entsprechende Kreditorenkonto und die Daten des Kreditors. 5. Freigabeprozess, Buchhalterische Freigabe und Zahlungsprüfung wird der Stand der Bearbeitung durch die SMACC-Buchhalter angezeigt und wann welcher Status vergeben wurde. Eine detailliertere Erläuterung des Freigabeprozesses finden Sie unter der Überschrift Der Freigabeprozess im Detail (s.u.). 6. Hinterlegen Sie jederzeit einen Kommentar für das SMACC-Buchhalterteam oder Ihr eigenes Team. 1. Wählen Sie nach Eingabe von @ Ihren Ansprechpartner und verfassen Sie Ihren Kommentar. Wenn Sie einen Kommentar an Ihr SMACC-Buchhalterteam senden wollen, schreiben Sie bitte an @SMACC Buchhalter Team. 2. Klicken sie auf „Senden“ um den Kommentar abzuschicken. 3. In allen Listen (Dashboard, Alle Dokumente usw.) ist dieser Beleg von nun an mit einem orangenen Punkt markiert. Dieser Punkt zeigt an, dass hier ein Kommentar hinterlegt worden ist. 4. Vorangegangene Kommentare können Sie über das Nachrichtensymbol oben rechts einsehen. Die Zahl zeigt Ihnen dabei, wie viele Kommentare bereits vorhanden sind (hier 0). Wichtig Immer wenn Sie einen Kommentar hinterlassen, müssen Sie die Freigabe des Beleges ablehnen. Der Beleg mitsamt Kommentar erscheint dann in der Aufgabenübersicht des Mitarbeiters, der für den vorangegangenen Freigabeschritt verantwortlich war, oder bei Ihrem SMACC-Buchhalterteam. Dadurch stellen Sie sicher, dass der Kommentar nicht übersehen wird. Eine ausführliche Einführung in die Benutzung des Kommentarfeldes finden Sie im Supportcenter-Artikel Das Kommentarfeld. Unser Ziel ist es, die reibungslose und autorisierte Erteilung von Freigaben zu ermöglichen. Die einzelnen Freigabestufen werden in der oben beschriebenen Reihenfolge vollzogen. ! Ob Sie Freigaben erteilen können, ist von Ihren Berechtigungen abhängig. Schritte im Freigabeprozess, für die Sie keine Berechtigung haben, sind grau hinterlegt und können nicht angeklickt werden. Wichtig Die folgende Tabelle veranschaulicht zu jedem Freigabeschritt, wer für die Bearbeitung verantwortlich ist und wann der Beleg für den nächsten Schritt freigegeben wird. Buchhalterische Freigabe SMACC-Buchhalterteam …der Beleg die rechtlichen Anforderungen einer ordnungsgemäßen Rechnung erfüllt. Welche Pflichtangaben dies sind, erfahren Sie hier. …der Beleg den rechtlichen Anforderungen einer ordnungsgemäßen Rechnung nicht genügt, z.B. bei fehlender Rechnungsnummer, fehlender Fälligkeit, etc. Sachliche Freigabe Sie oder Ihr Mitarbeiter …Artikel, Menge und Preis des Rechnungsinhaltes und auch die Buchungsdaten (Buchungssätze, Kostenstellen etc.) korrekt sind. …eine Position auf der Rechnung fehlerhaft ist oder aber Rabatte oder Skonti nicht wie vereinbart eingeräumt wurden. Wichtig: Wenn Sie die sachliche Freigabe ablehnen, hinterlassen Sie Ihrem SMACC-Buchhalter bzw. Mitarbeiter in der Dokumentendetailansicht stets einen Kommentar mit dem Grund der Ablehnung, damit der Sachverhalt möglichst schnell geklärt werden kann Zahlungsfreigabe Sie oder Ihr Mitarbeiter …die Rechnung beglichen werden soll. Sie erscheint nun im zugehörigen Zahlungslauf. …ein Fehler oder Irrtum in der sachlichen Freigabe passiert ist. Der Verantwortliche will den Rechnungsbetrag nicht bezahlen. Wichtig: Wenn Sie die Zahlungsfreigabe ablehnen, hinterlassen Sie Ihrem SMACC-Buchhalter bzw. Mitarbeiter in der Dokumentendetailansicht stets einen Kommentar mit dem Grund der Ablehnung, damit der Sachverhalt möglichst schnell geklärt werden kann. Zahlungsprüfung SMACC-Buchhalterteam …der Rechnungsbetrag vom Konto abgegangen ist. …der Rechnungsbetrag vom Konto nicht abgegangen ist.
Die Kreditorenbuchhaltung
steht für eine Kreditorenrechnung. Eine kleine Merkhilfe: Durch eine Kreditorenrechnung geht Geld von Ihrem Konto ab, daher zeigt der Pfeil vom Symbol weg.
So gelangen Sie zu einer kreditorischen Rechnung
Die Rechnungsübersicht
Das Feld Fälligkeiten zeigt an:
Bsp. in 10 Tagen
Bsp. seit 3 Tagen
Alle Kennzeichnungen werden automatisch vom System oder dem SMACC-Buchhalterteam vorgenommen. Sie können hier keine Änderungen vornehmen.So erstellen Sie hier einen Kommentar
Der Freigabeprozess im Detail
an, dass die entsprechende Freigabe bereits erteilt wurde.
Bei einer Ablehnung sollten Sie immer einen Kommentar hinterlassen, sodass der Grund der Ablehnung nachvollzogen werden kann. Informieren Sie sich über die Erstellung von Kommentaren in unserem Supportcenter-Artikel Das Kommentarfeld.Freigabeschritt
Verantwortlichkeit
Freigabe, wenn
Keine Freigabe, wenn
Belege bearbeiten, der Freigabeprozess