Bearbeitung und Freigabe von debitorischen Belegen

Die Debitorenbuchhaltung

Zur Erinnerung

Debitoren sind Schuldner aus Lieferungen und Leistungen. Der Debitor ist Ihr Kunde. Debitorische Belege sind dementsprechend Ausgangsrechnungen, die Sie an Ihre Kunden schicken.

Das grüne Dokumentensymbol 155_Symbol Beleg Debitoren steht für eine Debitorenrechnung. Da Ihr Kontostand durch den Debitor erhöht wird, zeigt der Pfeil in dem Symbol nach oben.

 

Debitorische Belege durchlaufen im SMACC-Tool den folgenden Prozess:

  • Belegzustellung
  • Verarbeitung
  • Buchhalterische Prüfung
  • Zahlungsprüfung

Abgesehen von der Zusendung der Belege, werden all diese Prozesse vom SMACC-Buchhalterteam durchgeführt . Bei debitorischen Belegen können Sie sich über den Bearbeitungsstand informieren, verschiedene Beleginformationen einsehen und Kommentare für diesen Beleg hinterlegen. Sie müssen keine Freigaben o.ä. vornehmen.

 

 

So gelangen Sie zu einem debitorischen Beleg

1. Melden Sie sich im SMACC-Tool mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort an.

2. Gehen Sie im Hauptmenü zum Bereich Dokumente.

a) Wählen Sie direkt in der Liste aller Dokumente den gewünschten debitorischen Beleg aus.

b) Klicken Sie in der Menüleiste auf „Debitoren“. Wählen Sie dort den gewünschten Beleg aus.

3. Es öffnet sich die Detailübersicht zum Beleg. Auf der rechten Seite werden zudem die Rechnungsdaten angezeigt.

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Die Rechnungsübersicht

Hier sehen Sie die Grunddaten zu Ihrem Beleg: RG-Nr., Empfänger, Betrag und Fälligkeit.
Das Feld Fälligkeiten zeigt an:

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In wie vielen Tagen die Rechnung fällig ist.
Bsp. in 10 Tagen

Seit wie vielen Tagen die RG fällig ist.
Bsp. seit 3 Tagen

Der Betrag ist bereits auf Ihrem Konto eingegangen.

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Alle Kennzeichnungen werden automatisch vom System oder dem SMACC-Buchhalterteam vorgenommen. Sie können hier nicht editieren

Weitere Funktionen in der Rechnungsübersicht:

1. Unter Beleg werden alle Details der Rechnung angezeigt, z.B. Rechnungsnummer, Eingangsdatum oder Fälligkeit.

2. Buchungen zeigt Ihnen nach erfolgter buchhalterischer Prüfung die Buchungsdaten, z.B. das verwendete Aufwandkonto. Wenn Sie hier auf Details anzeigen klicken, sehen Sie die zugehörigen Buchungssätze.

3. Die Kostenrechnung zeigt Ihnen die Kostenstelle und den Kostenträger  nach erfolgter buchhalterischer Prüfung an.

4. Bei Debitor finden Sie das entsprechende Debitorenkonto und die Daten des Debitors.

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5. In den Feldern Freigabeprozess, Buchhalterische Freigabe und Zahlungsprüfung wird der Stand der Bearbeitung durch Ihr SMACC-Buchhalterteam angezeigt. Außerdem sehen Sie, wann welcher Status vergeben wurde. Ist ein Schritt im Freigabeprozess abgeschlossen, ist er mit Häkchen gekennzeichnet.

6. Unter Verknüpfte Transaktionen wird Ihnen die zugehörige Banktransaktion angezeigt, wenn der Beleg bezahlt wurde.

7. Verfassen Sie jederzeit einen Kommentar für Ihr SMACC-Buchhalterteam oder Ihr eigenes Team. Hinterlassen Sie einen Kommentar für das SMACC-Buchhalterteam, wenn Ihnen z.B. ein Fehler im Beleg auffällt.

So erstellen Sie hier einen Kommentar

1. Wählen Sie nach Eingabe von @ Ihren Ansprechpartner und verfassen Sie Ihren Kommentar. Wenn Sie einen Kommentar an Ihr SMACC-Buchhalterteam senden wollen, schreiben Sie bitte an @SMACC Buchhalter Team.

2. Klicken sie auf „Senden“ um den Kommentar abzuschicken.

3. In allen Dokumentenlisten (Dashboard, Alle Dokumente usw.) ist dieser Beleg von nun an mit einem orangenen Punkt markiert. Dieser Punkt zeigt an, dass hier ein Kommentar hinterlegt worden ist.

4. Vorangegangene Kommentare können Sie über das Nachrichtensymbol oben rechts einsehen. Die Zahl zeigt Ihnen dabei, wie viele Kommentare bereits vorhanden sind.

Eine ausführliche Einführung in die Benutzung des Kommentarfeldes finden Sie in unserem Supportcenter-Artikel Das Kommentarfeld.

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