Durchführung des Zahlungslaufs

So tätigen Sie Ihre Überweisungen

 

Im Zahlungslauf wird die Liste Ihrer aktuell zu tätigenden Überweisungen erstellt. Von hier aus können Sie Daten in Ihr Onlinebanking übernehmen bzw. nutzen. Sie finden den Zahlungslauf im Hauptmenü unter Zahlungsverkehr.

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Die Erstellung des Zahlungslaufs

Der Zahlungslauf wird auf Basis Ihres voreingestellten Zahlungswunsches (d.h. wie oft Sie Ihre Eingangsrechnungen bezahlen möchten) erstellt. Er bezieht sich auf einen von Ihnen definierten Stichtag. Diese Liste bearbeiten Sie schließlich am Stichtag und überweisen die fälligen Rechnungen.

Wichtig

  • Unabhängig von der Fälligkeit einer Rechnung, werden im Zahlungslauf nur Rechnungen angezeigt, die im Freigabeprozess auf „Zahlungsfreigabe“ gesetzt wurden. Eine fällige Rechnung ohne Zahlungsfreigabe wird hier nicht gelistet.
  • Wird eine Rechnung im aktuellen Zahlungslauf bis zum Stichtag nicht bezahlt und nicht als „bezahlt“ markiert, erscheint sie automatisch im darauffolgenden Zahlungslauf.

Folgendes ist im Zahlungslauf für Sie zu tun

Die Oberfläche des Zahlungslaufs zeigt alle relevanten Informationen an, die Sie zur Bezahlung Ihrer Rechnung benötigen: Bruttobetrag, Name des Empfängers (Kreditor), IBAN, BIC sowie den Buchungstext, den Sie als Verwendungszweck nutzen können. Sie können nun Einzelüberweisungen tätigen oder eine Liste zum Export in das Onlinebanking erstellen.

Im Zahlungslauf sind folgende Schritte für Sie zu tun:

1. Datenübernahme in das Onlinebanking

2. Ausführung der Überweisung im Onlinebanking

3. Kennzeichnung der überwiesenen Belege im Zahlungslauf als „bezahlt“

 

Abschließend werden alle als „bezahlt“ markierten Rechnungen vom SMACC-Buchhalterteam der Zahlungsprüfung unterzogen und endgültig als „erledigt“ gekennzeichnet (grüner Haken am Beleg unter „Alle Dokumente“).

Wichtig

  • Alle als „bezahlt“ markierten Rechnungen bleiben noch am Tag Ihrer Markierung im Zahlungslauf aufgelistet. Diese „bezahlt“-Markierung können Sie ggf. zurücksetzen. Klicken Sie hierzu nochmals auf „bezahlt“.
  • Ab dem Tag nach der „bezahlt“-Markierung, werden Rechnungen nicht mehr im Zahlungslauf gelistet.

1. Einzelüberweisungen durch Kopierfunktion

  • Klicken Sie in der Zahlungslaufliste mit der Maus die jeweilige Angabe und den dabei erscheinenden Kopierbutton an.
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  • Gehen Sie in Ihr Onlinebanking und fügen Sie -über die rechte Maustaste- die jeweilige Angabe in das Überweisungsformular ein.
  • Markieren Sie nach durchgeführter Überweisung den Beleg im Zahlungslauf als „bezahlt“, indem Sie auf das entsprechende Feld am Beleg in der Liste klicken.
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2. Erstellung einer Zahlungsliste für das Onlinebanking

 

 

  • Markieren Sie die gewünschten Belege durch Setzen eines Häkchen auf der linken Seite der Zeile.
  • Klicken Sie anschließend den Button „Exportieren und als bezahlt markieren“.
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  • Es öffnet sich das Fenster „Zahlungslauf exportieren“. Dort wird der Gesamtbetrag der ausgewählten Transaktionen angezeigt.
  • Klicken Sie anschließend auf „Export vorbereiten“.
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  • Geben Sie jetzt Ihre gewünschte Bankverbindung ein. Klicken Sie anschließend auf „jetzt exportieren“.

! Wenn Sie eine Bankverbindung dauerhaft hinterlegen möchten, kontaktieren Sie bitte Ihr SMACC-Buchhalterteam.

  • Die Zahlungsliste zum Import in das Onlinebanking wird nun erstellt.
  • Die ausgewählten Rechnungen werden anschließend automatisch als „bezahlt“ markiert.
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Ihre Zahlungsliste wird immer im SEPA-Standardformat exportiert, das von allen Onlinebankings verarbeitet werden kann.

! Erkundigen Sie sich bitte bei Ihrer Bank, ob die in der Zahlungsliste befindlichen Transaktionen als Einzelüberweisung/-posten angezeigt werden. Lassen Sie Ihre Sammelüberweisung der Zahlungsliste in Ihrem Onlinebanking unbedingt nach Einzelposten aufgeschlüsselt anzeigen.

Bei Anzeige als ein Sammelposten werden die dahinterstehenden Einzelposten zusammengefasst und als eine Überweisung angezeigt. Die buchhalterische Zahlungsprüfung (Zuordnung der Transaktionen zu Ihren Belegen) kann in diesem Fall von SMACC nicht durchgeführt werden, da die dahinterstehenden Einzelposten an SMACC nicht übermittelt werden.

3. Ausdruck oder Download einer Zahlungsliste

  • Markieren Sie die gewünschten Belege.
  • Klicken Sie auf das Druckersymbol oder das Downloadsymbol im Listenkopf.
  • Eine Zahlungsliste wird generiert bzw. das Dokument wird heruntergeladen. Sie können jetzt Ihre Zahlungsliste abspeichern (CSV-Format) oder ausdrucken.
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Wie kann eine „bezahlt“ -Markierung aufgehoben werden?

Klicken Sie im Zahlungslauf im SMACC-Tool auf die „bezahlt“-Markierung des Beleges. Die Markierung wird zurückgesetzt.

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