Belege, Quittungen u. ä. an SMACC weiterleiten

Grundsätzlich benötigen wir alle Ihre geschäftlichen Belege zur weiteren Verarbeitung im SMACC-Tool. Um vom Finanzamt als Rechnung anerkannt zu werden, müssen diese bestimmte Pflichtangaben enthalten. In diesem Fall können Sie die Standardversandwege (SMACC-Scanner, E-Mail, Upload-Button) nutzen. Bei Kassenbelegen, Quittungen und Kassenbons bieten wir Ihnen unsere digitalen Formulare an.

Eine Rechnung ist laut § 14 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz „jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.“

Die Pflichtangaben bei der Ausstellung von Rechnungen sind in § 14 Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes vermerkt.

Um vom Finanzamt als Rechnung anerkannt zu werden, muss ein Beleg folgende Angaben enthalten:

1. vollständiger Name und vollständige Adresse des leistenden Unternehmens

2. vollständiger Name und vollständige Adresse des Leistungsempfängers

3. Ausstellungsdatum (= Rechnungsdatum)

4. fortlaufende Rechnungsnummer, die zur Identifikation der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird

5. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung

6. Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung

7. Steuernummer des leistenden Unternehmens oder deren Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID)

8. nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung

• Angabe von Steuerbefreiungen
• Angabe von im Voraus vereinbarter Minderung des Entgelts (z.B. Skonto)

9. auf Steuerbetrag entfallendes Entgelt oder Hinweis auf Steuerbefreiung

10. anzuwendender Steuersatz

Um uns Ihre Belege zukommen zu lassen, können Sie den SMACC-Scanner, die E-Mail-Weiterleitung oder den Upload-Button im SMACC-Tool nutzen.

1. Legen Sie Ihre Rechnung in den SMACC-Scanner.

2. Drücken Sie auf die grüne SMACC-Taste im Display des Scanners. Die eingelegten Seiten werden jetzt eingescannt.

3. Klicken Sie im Scanner-Display auf „Fertig“.

4. Klicken Sie anschließend auf „Auftrag abschließen“, wenn Sie alle Seiten Ihrer Rechnung eingescannt haben. Ihre Rechnung wird nun direkt an SMACC gesendet.

Weitere Informationen erhalten Sie in unserem Supportcenter-Artikel Belege per Scanner zustellen.

1. Wenn Sie eine Rechnung per E-Mail erhalten, leiten Sie diese einfach an uns weiter.

2. Senden Sie Ihre Rechnung an Ihre  individuelle SMACC E-Mail-Adresse, die Sie zu Anfang von uns erhalten haben. (MIDXXXXX@smacc.io)

Weitere Informationen zur Zustellung per E-Mail und Weiterleitung aus einem Shopsystem erhalten Sie im Supportcenter-Artikel Belege per E-Mail zustellen.

1. Ihre Rechnungen befinden sich auf Ihrem Computer.

2. Laden Sie die Rechnungen in Ihrem SMACC-Tool hoch.

Eine bebilderte Schritt-für-Schritt-Anleitung erhalten Sie im Supportcenter-Artikel Nutzung des Upload-Button in SMACC.

Bei Kassenbelegen, Spesen und Auslagen (z.B. Kassenbons, Restaurant- und Tankquittungen) nutzen Sie bitte unsere digitalen Formulare und sammeln die Belege eines Monats.

Nummerieren Sie die Quittungen und tragen Sie diese chronologisch geordnet direkt in das digitale Formular ein. Dies ist notwendig, da diese Belege ggf. nicht alle Angaben enthalten, die nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) zur Anerkennung als Rechnung enthalten sein müssen. Oder aber, weil wir wissen müssen, dass diese Belege bereits von einem Ihrer Mitarbeiter bezahlt wurden.

! Wenn Sie ein Programm zur Abrechnung der Spesen und Auslagen Ihrer Mitarbeiter nutzen, informieren Sie uns bitte, welches Programm Sie nutzen. Dies ist notwendig, damit wir uns darauf einstellen können.

Wichtig

Auch bei Vorliegen einer digitalen Kopie Ihres Beleges gilt für den Originalbeleg dennoch eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.

Für die Abrechnung von Spesen und Auslagen aller Art stehen Ihnen zwei digitale Formulare zur Verfügung:

Unser Entscheidungsbaum hilft Ihnen Ihre Belege unseren digitalen Abrechnungsformularen zuzuordnen.

Leiten Sie bitte das jeweilige Formular als „Deckblatt“ und alle Belege, die Sie in diesem Formular eingetragen haben, an SMACC weiter.

Wichtig

Senden Sie das Formular und alle Belege immer in einem Dokument. Nur so können wir die Belege den Einträgen im Formular zuordnen.

Für die Weiterleitung an SMACC stehen Ihnen zwei Wege offen:

Damit SMACC Ihre Belege auslesen und anschließend buchen kann, müssen diese „lesbar“ sein. Die folgenden Beispiele zeigen Ihnen, wie an SMACC gesendete Belege nicht aussehen sollten:

Ein Kaffeefleck

Diese Rechnung ist für SMACC nicht vollständig auslesbar, da hier der Rechnungsbetrag nicht erkennbar ist. Die Rechnungsdaten können daher nicht erfasst und gebucht werden.

Zerknüllte Rechnung

Diese Rechnung ist für SMACC nicht auslesbar, da hier die Rechnungsnummer sowie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer nicht erkennbar sind.

Der Riss im Papier

Diese Rechnung ist für SMACC nicht lesbar, da hier der Rechnungsbetrag nicht entzifferbar ist.

Der Rechnungsausdruck mit weißen Streifen

Diese Rechnung ist für SMACC nicht auslesbar, da u.a. die Rechnungsnummer nicht erkennbar ist.