Bearbeitung und Freigabe von kreditorischen Belegen

Die Kreditorenbuchhaltung

Zur Erinnerung

Kreditoren sind Gläubiger von Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Der Kreditor ist Ihr Lieferant, der Ihnen eine Rechnung schreibt. Kreditorische Belege sind dementsprechend Eingangsrechnungen, die Sie bezahlen müssen.

Das blaue Dokumentensymbol Symbol-kreditorischer-Beleg steht für eine Kreditorenrechnung. Eine kleine Merkhilfe: Durch eine Kreditorenrechnung geht Geld von Ihrem Konto ab, daher zeigt der Pfeil vom Symbol weg.

 

Kreditorische Belege durchlaufen im SMACC-Tool den folgenden Prozess:

  • Belegzustellung
  • Verarbeitung der Rechnungsdaten
  • buchhalterische Prüfung und Freigabe
  • sachliche Freigabe
  • fachliche Freigabe (optional)
  • Zahlungsfreigabe
  • Zahlungsprüfung

 

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Die Aufgaben der Belegverarbeitung, der buchhalterischen Freigabe und der Zahlungsprüfung werden von SMACC übernommen. Ihnen kommen bei der Bearbeitung von kreditorischen Belegen – neben der Zustellung der Belege – die Aufgaben der sachlichen Freigabe sowie der Zahlungsfreigabe zu. Optional können Sie den zusätzlichen Freigabeschritt einer fachlichen Freigabe in Ihrem Nutzerkonto integrieren.

 

So gelangen Sie zu einer kreditorischen Rechnung

1. Melden Sie sich im SMACC-Tool an.

2. Gehen Sie im Hauptmenü auf den Bereich Dokumente.

a) Wählen Sie direkt in der Liste aller Dokumente den gewünschten kreditorischen Beleg aus und klicken Sie Ihn an.

b) Klicken Sie alternativ in der Menüleiste auf „Kreditoren“. Wählen Sie in der Liste aller kreditorischer Dokumente den gewünschten Beleg aus.

3. Es öffnet sich eine Rechnungsübersicht. Auf der rechten Seite werden zudem die Rechnungsdaten angezeigt.

Dokumente-Kreditoren-1

Die Rechnungsübersicht

Hier sehen Sie die Grunddaten zu Ihrem Beleg: Rechnungsnummer, Empfänger, Betrag und Fälligkeit.
Das Feld Fälligkeiten zeigt an:

Detailansicht_gesamt_Rechnungsdaten

In wie vielen Tagen die Rechnung fällig ist.
Hier: in 23 Tagen

Seit wie vielen Tagen die RG fällig ist.
Hier: seit 212 Tagen

Der Betrag ist bereits von Ihrem Konto abgegangen.

23 tagen rahmen
212 tage mit rahmen
67_icon_rg-erledigt_gruener-haken
66_icon_rg_bezahlt

 

Zur eigenen Orientierung können Sie selbst die Markierung bereits bezahlt setzen, indem Sie auf die Fälligkeit klicken.
Alle Kennzeichnungen werden automatisch vom System oder dem SMACC-Buchhalterteam vorgenommen. Sie können hier keine Änderungen vornehmen.

In der Rechnungsübersicht haben Sie folgende Möglichkeiten:

1. Unter Beleg werden alle Details der Rechnung angezeigt.

2. Buchungen zeigt Ihnen nach erfolgter buchhalterischer Prüfung die Buchungsdaten. Wenn Sie auf Details anzeigen klicken, sehen Sie die zugehörigen Buchungssätze.

3. Die Kostenrechnung zeigt Ihnen die Kostenstelle und den Kostenträger nach erfolgter buchhalterischer Prüfung an .

4. Bei Kreditor finden Sie das entsprechende Kreditorenkonto und die Daten des Kreditors.

Detailansicht_alle Funktionen_Markierungen_neu

5. Freigabeprozess, Buchhalterische Freigabe und Zahlungsprüfung wird der Stand der Bearbeitung durch die SMACC-Buchhalter angezeigt und wann welcher Status vergeben wurde. Eine detailliertere Erläuterung des Freigabeprozesses finden Sie unter der Überschrift Der Freigabeprozess im Detail (s.u.).

6. Hinterlegen Sie jederzeit einen Kommentar für das SMACC-Buchhalterteam oder Ihr eigenes Team.

 

So erstellen Sie hier einen Kommentar

1. Wählen Sie nach Eingabe von @ Ihren Ansprechpartner und verfassen Sie Ihren Kommentar. Wenn Sie einen Kommentar an Ihr SMACC-Buchhalterteam senden wollen, schreiben Sie bitte an @SMACC Buchhalter Team.

2. Klicken sie auf „Senden“ um den Kommentar abzuschicken.

3. In allen Listen (Dashboard, Alle Dokumente usw.) ist dieser Beleg von nun an mit einem orangenen Punkt markiert. Dieser Punkt zeigt an, dass hier ein Kommentar hinterlegt worden ist.

4. Vorangegangene Kommentare können Sie über das Nachrichtensymbol oben rechts einsehen. Die Zahl zeigt Ihnen dabei, wie viele Kommentare bereits vorhanden sind (hier 0).

Kommentarfeld-Rechnungsübersichtv1

Wichtig

Immer wenn Sie einen Kommentar hinterlassen, müssen Sie die Freigabe des Beleges ablehnen. Der Beleg mitsamt Kommentar erscheint dann in der Aufgabenübersicht des Mitarbeiters, der für den vorangegangenen Freigabeschritt verantwortlich war, oder bei Ihrem SMACC-Buchhalterteam. Dadurch stellen Sie sicher, dass der Kommentar nicht übersehen wird.

Eine ausführliche Einführung in die Benutzung des Kommentarfeldes finden Sie im Supportcenter-Artikel Das Kommentarfeld.

Der Freigabeprozess für kreditorische Belege im Detail

Unser Ziel ist es, die reibungslose und autorisierte Erteilung von Freigaben zu ermöglichen. Die einzelnen Freigabestufen werden in der oben beschriebenen Reihenfolge vollzogen.

  • Wenn Sie auf die jeweilige Freigabestufe klicken, können Sie einsehen, wann und von welchem Nutzer die entsprechende Freigabe erteilt wurde.
  • Rechts neben den einzelnen Freigabestufen zeigt das Häkchen Häkchen an, dass die entsprechende Freigabe bereits erteilt wurde.

! Ob Sie Freigaben erteilen können, ist von Ihren Berechtigungen abhängig. Schritte im Freigabeprozess, für die Sie keine Berechtigung haben, sind grau hinterlegt und können nicht angeklickt werden.

Detailansicht_Freigabeschritt_Markierung
  • Sie können in der Detailansicht die Freigabeschritte, für die Sie zuständig sind, ablehnen oder den Beleg freigeben. Klicken Sie dazu auf „freigeben“ oder „ablehnen“.
  • Wenn Sie die Freigabe eines Schrittes ablehnen, wird der Beleg im Freigabeprozess um einen Schritt zurückversetzt. Bei dem zuständigen Mitarbeiter bzw. bei Ihrem SMACC-Buchhalterteam erscheint der Beleg jetzt als Aufgabe zur erneuten Prüfung.

Wichtig
Bei einer Ablehnung sollten Sie immer einen Kommentar hinterlassen, sodass der Grund der Ablehnung nachvollzogen werden kann. Informieren Sie sich über die Erstellung von Kommentaren in unserem Supportcenter-Artikel Das Kommentarfeld.

Detailansicht_Freigabeschritte_an_ablehnen_Markierung

Die folgende Tabelle veranschaulicht zu jedem Freigabeschritt, wer für die Bearbeitung verantwortlich ist und wann der Beleg für den nächsten Schritt freigegeben wird.

Freigabeschritt

Buchhalterische Freigabe

Verantwortlichkeit

SMACC-Buchhalterteam

Freigabe, wenn

… der Beleg die rechtlichen Anforderungen einer ordnungsgemäßen Rechnung erfüllt. Welche Pflichtangaben dies sind, erfahren Sie hier.

Keine Freigabe, wenn

… der Beleg den rechtlichen Anforderungen einer ordnungsgemäßen Rechnung nicht genügt, z.B. bei fehlender Rechnungsnummer, fehlender Fälligkeit, etc.

Sachliche Freigabe

Sie oder Ihr Mitarbeiter

… Artikel, Menge und Preis des Rechnungsinhaltes und auch die Buchungsdaten (Buchungssätze, Kostenstellen etc.) korrekt sind.

… eine Position auf der Rechnung fehlerhaft ist oder aber Rabatte oder Skonti nicht wie vereinbart eingeräumt wurden.

Wichtig: Wenn Sie die sachliche Freigabe ablehnen, hinterlassen Sie Ihrem SMACC-Buchhalterteam bzw. Mitarbeiter in der Detailansicht des Belegs stets einen Kommentar mit dem Grund der Ablehnung, damit der Sachverhalt möglichst schnell geklärt werden kann.

Zahlungsfreigabe

Sie oder Ihr Mitarbeiter

… die Rechnung beglichen werden soll. Sie erscheint nun im zugehörigen Zahlungslauf.

… ein Fehler oder Irrtum in der sachlichen Freigabe passiert ist. Der Verantwortliche will den Rechnungsbetrag nicht bezahlen.

Wichtig: Wenn Sie die Zahlungsfreigabe ablehnen, hinterlassen Sie Ihrem SMACC-Buchhalterteam bzw. Ihrem Mitarbeiter in der Detailansicht des Belegs stets einen Kommentar mit dem Grund der Ablehnung bzw. der Sachverhalt möglichst schnell geklärt werden kann.

Zahlungsprüfung

SMACC-Buchhalterteam

… der Rechnungsbetrag vom Konto abgegangen ist.

… der Rechnungsbetrag vom Konto nicht abgegangen ist.

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